Buổi training về “Ứng dụng AI trong TMĐT” cùng Team IMP

Cũng giống như phần lớn các chủ doanh nghiệp SME khác, mình rất quan tâm và thường xuyên tổ chức các hoạt động đào tạo cho nhân sự. Có lúc là các buổi chia sẻ nội bộ, có lúc là mời trainer bên ngoài, và thỉnh thoảng sẽ cử nhân sự đi học. Mục tiêu luôn là nâng cao năng lực đội ngũ, từ đó cải thiện năng suất và hiệu quả kinh doanh.

Tuy nhiên, gần đây mình nhận ra một thực tế ảnh hưởng lớn đến cách công ty triển khai các hoạt động này, đó là: Chi phí cho mỗi buổi training là rất cao. Và phần chi phí này không chỉ nằm ở khoản phải trả cho trainer hay công ty đào tạo. Cục tiền phải chi lớn nhất lại đến từ một chỗ khác.

Nếu tính theo góc độ chi phí (cost-based) thì bài toán sẽ như sau: Giả sử công ty tổ chức một buổi training kéo dài nửa ngày cho toàn bộ thành viên công ty. Và lấy trung bình một tháng có 20 ngày làm việc. Thì chi phí cho buổi này sẽ bằng chi phí nhân sự một tháng của công ty chia cho 40 (=20×2). Đây không chỉ là lương, mà còn là các khoản khác đi kèm với nhân sự, bao gồm cả thưởng (VD: tháng 13, bảo hiểm, phụ cấp, văn phòng,…). Nếu con số tổng này là 1 tỷ/tháng thì chi phí cho buổi đào tạo sẽ khoảng 25tr.

Nhưng đó là cách tính “huề vốn”. Đã kinh doanh thì ai cũng muốn có lời. Tùy theo mô hình và cơ cấu chi phí, mỗi công ty sẽ có một bài toán kiểu như: Muốn công ty đạt mục tiêu về doanh thu và lợi nhuận thì trung bình mỗi tháng, mỗi thành viên phải mang về X đồng. Và con số X này sẽ lớn hơn vài lần chi phí bỏ ra.

Giả sử công thức cho doanh nghiệp là trung bình mỗi người phải mang về một số tiền gấp 4 lần chi phí nhân sự, thì chi phí cho buổi training trên sẽ thành 100tr.

Khi ý thức được là mỗi một buổi đào tạo sẽ tốn của công ty kha khá tiền thì ta sẽ suy nghĩ nhiều hơn khi tổ chức các hoạt động training. Tất nhiên là sẽ không bỏ luôn vì như vậy thì công ty sẽ ngày càng tụt hậu, nhưng sẽ cân nhắc kỹ hơn khi lên kế hoạch.

Câu hỏi đầu tiên sẽ là “WHY” – Lý do và mục tiêu tổ chức buổi training này là gì? Nó liên quan như thế nào tới chiến lược và kế hoạch phát triển công ty? Câu hỏi này sẽ giúp loại ra bớt các hoạt động “nice to have” hoặc những chủ đề training mà trước mắt không giúp đạt được các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn.

Tiếp theo là “WHO” – Ai sẽ tham gia những buổi này? Tốt nhất là ai không liên quan (và không hứng thú) thì không cần tham gia để dành thời gian cho công việc chuyên môn. Việc chọn đúng người tham dự không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo nội dung đào tạo được tiếp nhận và chuyển hóa thành giá trị thực tế nhanh hơn.

Câu hỏi “WHAT” – Định hướng nội dung training? Xu hướng hiện tại là đào tạo những gì giúp tạo ra được những lợi ích cụ thể, ứng dụng được ngay, cho dù là rất nhỏ ở tất cả các thành viên tham gia. Tránh những buổi chia sẻ quá lý thuyết hoặc chung chung, khiến người nghe xong không hiểu rõ tác dụng hoặc không tạo ra thay đổi tích cực gì ở động lực hoặc tư duy giải quyết vấn đề. 

“HOW” – Cách thức nội dung được truyền tải? Tốt nhất là không chỉ có lý thuyết hay kể chuyện chung chung, mà hướng về việc thực hành hoặc các nguyên tắc/công thức có tính ứng dụng cao. Và tất nhiên là mọi người tham gia buổi training nên dành toàn tâm toàn ý cho việc học, tránh làm việc riêng trong suốt buổi đào tạo. 

Và cuối cùng là “WHEN” – Thời điểm tổ chức? Theo kinh nghiệm của mình, nên chọn lúc nhân sự không quá vướng bận về các task phải giải quyết gấp. Tốt nhất là đầu buổi hoặc cuối buổi, tránh khung giờ ở giữa. Ví dụ nếu tổ chức training vào lúc 3pm tới 4:30pm, thì hai khung thời gian còn lại quá ngắn để làm việc hiệu quả.

Tóm lại, các hoạt động đào tạo rất tốn kém. Chi phí thực tế không chỉ là số tiền trả cho trainer hay công ty đào tạo. Do đó các công ty, nhất là SMEs, cần để tâm hơn khi xây dựng kế hoạch training để thật sự tạo ra sự tăng trưởng cho doanh nghiệp.