*English article is also available here

Trong thời gian học Thạc sĩ Quản lý tại Trinity College Dublin (TCD), Q có dịp thực hiện nhiều dự án nhóm trong cả học kỳ 1 và học kỳ 2. Có nghĩa là cứ mỗi học kỳ, Q phải tham gia 6 nhóm cùng một lúc. Việc cân bằng giữa các cuộc họp nhóm, bài tiểu luận và thuyết trình là một việc không dễ dàng. Bên cạnh đó mỗi người vẫn phải làm bài tập cá nhân và chuẩn bị cho các kỳ thi nữa. Trong bài này, Q sẽ chia sẻ 3 cách rất hay mà mình đã sử dụng để quản lý công việc của nhóm và đạt được kết quả tốt cho tất cả các bài tập.

1. Lựa chọn các thành viên thật kỹ

Theo Q, việc chọn đúng những thành viên trong nhóm rất quan trọng vì nếu họ làm việc có năng lực và có trách nhiệm thì bạn có thể toàn tâm toàn ý hoàn thành các phần việc được giao và dành thời gian còn lại cho các nhiệm vụ cá nhân. Tuy nhiên, nếu các thành viên thiếu trách nhiệm thì có thể năng suất của cả nhóm sẽ đi xuống. Các thành viên sẽ phải vừa làm việc mình vừa làm việc người kia cho kịp tiến độ của nhóm. Cách tốt nhất là bạn nên có một đội gồm những người đáng tin cậy và họ đang phát huy hết khả năng của mình. Ví dụ, một người nói tiếng Anh bản ngữ có thể là người kiểm tra phần cuối cùng hoặc đảm nhận các phần trình bày chính hoặc những người có kỹ năng thiết kế tốt phụ trách việc làm cho các báo cáo và trình bày đẹp mắt hơn.

Việc chọn được các thành viên trong nhóm của bạn trong học kỳ hai dễ dàng hơn so với ở học kỳ đầu tiên vì bạn đã làm việc với các bạn cùng lớp của mình và biết điểm mạnh, điểm yếu và cách làm việc của họ. Và bạn cũng có thể hỏi thăm xung quanh để được bạn bè giới thiệu. Vì vậy, bạn nên chủ động tìm nhóm càng sớm càng tốt. Thậm chí bạn không cần đợi học kỳ bắt đầu để lập nhóm nữa. Bạn có thể tìm nhóm ngay sau khi có thông tin về chương trình học, những dự án cần thực hiện, và số người cần có trong mỗi nhóm cho một dự án. Ngoài ra, bạn có thể chọn làm việc với cùng một người, cho một số chương trình học cùng một lúc để bạn có thể lên lịch họp nhóm dễ dàng hơn.

Đối với học kỳ 1, bạn nên dành nhiều thời gian nhất có thể để làm quen với nhiều bạn cùng lớp. Sau đó, trong lớp đầu tiên của mỗi học phần, hãy ngồi gần họ để ngay cả khi giáo sư chỉ định các thành viên trong nhóm bằng cách nhóm những người ngồi cạnh nhau, bạn vẫn có thể có cơ hội tốt hơn để ở cùng nhóm với họ.

2. Có trưởng nhóm/người quản lý cho tất cả các nhiệm vụ của nhóm

Trưởng nhóm không phải là người đưa ra tất cả các quyết định hoặc để mọi người báo cáo với họ. Thay vào đó, trách nhiệm chính của họ là tạo điều kiện thuận lợi cho công việc nhóm, bằng cách đảm bảo rằng mọi thứ đang đi đúng hướng và được thực hiện theo các tiêu chuẩn được yêu cầu. Họ cũng sẽ là người lên các buổi họp và phân công nhiệm vụ cho các thành viên. Trong trường hợp có mâu thuẫn giữa các ý tưởng, người trưởng nhóm sẽ đưa ra quyết định cuối cùng để chọn ra một phương án khả thi và giúp cả nhóm tiếp tục kế hoạch đó. Không phải ai cũng có thể trở thành một trưởng nhóm giỏi. Nhưng có một nhà lãnh đạo có năng lực có thể làm cho nhóm hoạt động hiệu quả hơn nhiều.

Trở thành một trưởng nhóm là một trách nhiệm lớn, đặc biệt là khi bạn phải quản lý những người có hoàn cảnh và suy nghĩ khác nhau. Nhưng đó cũng là một trải nghiệm học hỏi tuyệt vời để trở thành những nhà quản lý hiệu quả trong tương lai. Những bạn có nguyện vọng trở thành nhà quản lý/lãnh đạo tương lai hãy thử đóng vai trò trưởng nhóm. Tuy nhiên đừng làm quản lý nhiều hơn hai dự án cùng một lúc, để bạn có thể thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình.

3. Có thỏa thuận nhóm

Để nhóm làm việc tốt nhất, cần có một thỏa thuận mà cả nhóm đều đồng ý thực hiện theo. Trong đó mô tả cách các thành viên trong nhóm tương tác với nhau (ví dụ: Không ngắt lời khi người khác đang nói). Một số quy tắc nghe có vẻ cơ bản (ví dụ: Đọc hướng dẫn bài tập trước khi tham gia các cuộc họp nhóm), nhưng bạn sẽ thấy ngạc nhiên vì một số người không thể làm những việc cơ bản như vậy. 

Những quy tắc đó nên được thảo luận kỹ trong cuộc họp đầu tiên, để mọi người trong nhóm đều hiểu mong đợi của mỗi người. Sau khi tất cả mọi người ký bản thỏa thuận, tính cam kết của các thành viên trong nhóm sẽ tăng lên rất nhiều. Khi có những hành vi không phù hợp trong nhóm như nộp bài muộn, bất đồng ý kiến,… trưởng nhóm có thể tham khảo thỏa thuận để thực hiện hòa giải hiệu quả hơn nhiều (ví dụ: “Chúng ta đã đồng ý để người khác nói hết câu rồi phải không?”).

Bất kể số lượng bài tập nhóm bạn phải làm là bao nhiêu, Q hy vọng rằng những mẹo cơ bản này (chọn thành viên tốt, có trưởng nhóm và đưa ra các thỏa thuận nhóm) sẽ hữu ích cho bạn. 

Bạn có kinh nghiệm làm việc nhóm hiệu quả nào khác không? Hãy cho Q biết trong phần bình luận bên dưới nhé!