Trong quá trình tái cấu trúc công ty theo mô hình Revenue Sharing, mình và team phát hiện ra một “kẻ ngốn tài nguyên” âm thầm nhưng cực kỳ nguy hiểm là họp.

Họp sai cách không chỉ làm mất thời gian, mà còn bào mòn tinh thần đội ngũ, gây đứt gãy quy trình, làm giảm tiến độ, hay thậm chí đánh mất cả những cơ hội kinh doanh quý giá.

Nếu bạn từng thấy đội ngũ họp xong mà vẫn lúng túng không rõ ai làm gì, hoặc một tuần họp dồn dập mà công việc vẫn bế tắc, hay tệ hơn là tinh thần nhân sự ngày một sa sút, thì có lẽ hệ thống vận hành của bạn đang có vấn đề từ chính những buổi họp mà ai cũng nghĩ là “chuyện bình thường ở huyện”.

Dưới đây là 4 loại họp phổ biến và quan trọng nhất cho mô hình Revenue Sharing.

1. Họp với khách hàng: Cùng xuồng, cùng chiến

Ở mô hình truyền thống, việc họp với khách hàng thường chỉ có Account hoặc Project Manager tham gia. Nhưng với Revenue Sharing, toàn bộ team triển khai cần trực tiếp ngồi chung bàn. Việc này không chỉ rút ngắn thời gian truyền đạt lại, tránh méo mó thông tin mà còn tạo ra đúng tinh thần “cùng xuồng”. Mọi người cùng nhìn về mục tiêu chung, cùng thảo luận chiến lược/chiến thuật, và cùng chia sẻ trách nhiệm cho kết quả chung.

Tất nhiên, để buổi họp đạt hiệu quả, mỗi thành viên phải hiểu rõ vai trò của mình, nắm rõ số liệu, và chủ động phản biện khi cần thiết, thay vì thụ động ngồi nghe.

2. Họp nội bộ: Chốt ngay khi còn nóng

Ngay sau buổi họp khách hàng, một buổi họp nội bộ là điều bắt buộc. Buổi họp này càng diễn ra gần thời điểm họp chính càng tốt. Càng để lâu, thông tin sẽ càng bị loãng và sai. 

Buổi họp nội bộ nhằm chốt lại cụ thể ai làm gì, như thế nào, và deadline khi nào. Quan trọng nhất là tất cả thành viên liên quan đều có mặt và thống nhất. Việc để leader họp xong rồi về giao việc cho thành viên không còn phù hợp với yêu cầu về tốc độ và tinh thần “Skin in the game” của mô hình kinh doanh này. 

3. Họp các team chuyên môn: Nâng cao năng lực thành viên

Trước đây, họp chuyên môn chủ yếu để manager phân task. Giờ thì khác. Những buổi họp này trở thành không gian để training, hỏi đáp thực tế, chia sẻ kinh nghiệm từ chính các dự án đang chạy.

Mục tiêu của những buổi họp này là để trang bị cho mỗi thành viên cả cách nghĩ đúng và năng lực để làm tốt hơn những việc mà họ phụ trách chính.  

4. Họp team leaders: Tối ưu guồng máy

Ngoài việc review nhanh những vấn đề lớn của công ty, buổi họp này là lúc để rà soát sự phối hợp giữa các bộ phận, phát hiện những điểm nghẽn, thiếu hụt nguồn lực, hoặc rủi ro ngầm.

Trong buổi họp này, mọi người có thể thoải mái chia sẻ những thứ chưa tốt và đề xuất cách để cải thiện, bao gồm cả quy trình họp.

Để các cuộc họp không trở thành “máy đốt tài nguyên”, team mình tuân thủ những nguyên tắc cực kỳ rõ ràng:

• Góp ý thẳng thắn và mang tính xây dựng, không cần ngại đụng chạm nhưng không tấn công cá nhân.
• Họp dựa trên số liệu cụ thể, hạn chế cảm tính.
• Tập trung! Không làm việc riêng trong buổi họp.
• Luôn có người dẫn dắt buổi họp để giữ nhịp, mời đúng người chia sẻ và ngắt bớt những phần lan man.

Đằng sau các hoạt động Marketing hiệu quả là một hệ thống hiệu quả. Như vậy thì sẽ tránh được chuyện “hên xui” và lệ thuộc vào các nhân sự ngôi sao. Và team IMP luôn nỗ lực để có thể vừa chạy số tốt, vừa liên tục nâng cấp cỗ máy tạo ra sự tăng trưởng này cho khách hàng.