Nếu được khai thác đúng cách, các dịch vụ lưu trữ đám mây, như Google Drive và Dropbox, có thể giúp tăng hiệu quả làm việc và học tập một cách đáng kể.
Trong bài viết này, Q chia sẻ 4 bước đơn giản để các bạn sinh viên có thể tận dụng được những lợi ích sau:
- Không còn rủi ro mất dữ liệu khi máy tính bị hư hỏng hay mất cắp;
- Truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi;
- Nhanh chóng truy cập những website thường dùng mà không cần phải ghi nhớ địa chỉ;
- Phân tách các tài khoản học tập, làm việc, và cá nhân
Bước 1: Lưu trữ dữ liệu trên đám mây
Trường Trinity College Dublin (TCD) mà mình đang học cấp cho mỗi sinh viên một tài khoản MyZone Google Drive không hạn chế dung lượng và một tài khoản Microsoft OneDrive 1TB. Và khả năng rất cao là trường đại học của bạn cũng đã tạo cho bạn một tài khoản tương tự. Bạn có thể liên hệ bộ phận IT của trường để hỏi thêm thông tin, hoặc tự tạo cho mình một tài khoản Google Drive hay Dropbox, hoàn toàn miễn phí.
Các dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến (Nguồn ảnh: i-techgeeks.com)
Lời khuyên của Q là chỉ nên lựa chọn một dịch vụ để lưu trữ dữ liệu ở cùng một nơi cho dễ tìm, và nên ưu tiên nền tảng mà các bạn cùng lớp thường dùng để dễ dàng chia sẻ dữ liệu khi cần. Mình chọn Google Drive vì những lý do trên, và cũng vì công cụ này còn liên kết với email sinh viên của mình, và có thêm các tiện ích khác như Google Docs, Sheets và Slides, rất tiện lợi cho những khi làm việc nhóm.
Cách mình lưu trữ dữ liệu theo từng môn học trên Google Drive
Sau đó, bạn upload toàn bộ những tập tin của các môn học trên đám mây, và sắp xếp dữ liệu vào những thư mục khác nhau theo từng môn học. Bạn cũng có thể cài đặt phần mềm quản lý dữ liệu đi kèm của dịch vụ bạn chọn trên máy tính để thao tác dữ liệu dễ dàng hơn.
Bước 2: Cài đặt ứng dụng quản lý dữ liệu trên các thiết bị di động
Sau khi upload tất cả dữ liệu lên đám mây, hãy cài đặt ứng dụng quản lý file lên các thiết bị di động như điện thoại và máy tính bảng. Bạn cần đăng nhập vào tài khoản của mình để có thể truy cập được những dữ liệu trên đám mây.
Những tập tin mình đã đăng tải có thể được truy cập bằng ứng dụng Drive trên iPad
Bạn có thể lựa chọn những tập tin thường sử dụng để đánh dấu “Favorite” (yêu thích) hoặc lựa chọn tải tập tin đó về các thiết bị di động để thao tác nhanh hơn khi cần hoặc khi không thể kết nối internet.
Bước 3: Đánh dấu những website hay sử dụng
Sau khi đã hoàn thành hai bước trên, bạn đã có thể truy cập dữ liệu của mình bất cứ khi nào, bất cứ ở đâu, và cũng không còn nỗi lo mất dữ liệu khi máy tính bị hư hỏng. Ở bước 3 này, bạn sẽ đánh dấu (Bookmark) lại tất cả những trang web bạn hay truy cập (nhất là những trang bài học hay thư viện trực tuyến) bằng phím tắt “Ctrl + D” trên PC và “Command + D” trên Macbook.
Thanh Bookmark, nơi mình lưu trữ tất cả những website thường sử dụng cho việc học tập
Sau đó, bạn có thể vào khu vực Bookmarks Manager để sắp xếp lại những đường dẫn trên vào những tập tin phù hợp. Bạn có thể đặt những đường dẫn hay sử dụng nhất trên Bookmark Bar để truy cập nhanh chóng, chỉ bằng một cú nhấp chuột. Một mẹo nhỏ bạn có thể làm là đặt tên lại các đường dẫn để có nhiều không gian hơn và lưu được nhiều địa chỉ hơn trên thanh công cụ này.
Bước 4: Cài đặt các tài khoản khác nhau trên Google Chrome
Bạn có thể sử dụng nhiều tài khoản Google khác nhau trên Google Chrome (bao gồm tải khoản email sinh viên của bạn, nếu trường bạn chọn sử dịch dịch vụ của Google). Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các tài khoản khác nhau để truy cập cùng một website mà không cần đăng xuất và đăng nhập. VD: bạn có thể có 1 tài khoản Google đăng nhập vào gmail (hoặc FB) với một nick này, và một tài khoản Google (hoặc FB) đăng nhập vào một nick khác, và sử dụng các nick này cùng một lúc bằng hai tài khoản Google khác nhau. Phím tắt để chuyển đổi giữa các tài khoản Google là Ctrl + Shift + M trên PC và Command + Shift + M cho Macbook.
Hơn thế nữa, mỗi tài khoản Google có các bộ Bookmark hoàn toàn khác nhau. Nên mình có thể có một tài khoản mang tên “Cá nhân” và đặt những đường dẫn đến FB, email cá nhân, Netflix,… trên thanh bookmark, và một tài khoản mang tên “Học tập” với những đường dẫn đến email sinh viên, thư viện, lịch học trực tuyến,…
Những tài khoản Google khác nhau của mình, với những bookmark bars và các địa chỉ website khác nhau
Google Chrome tự động đồng bộ tất cả những dữ liệu như lịch sử truy cập, tài khoản, mật khẩu website, bookmark,… trên đám mây. Nên bạn có thể mở một máy tính bất kỳ và đăng nhập vào tài khoản này trên Chrome để có tất cả những thông tin này ngay lập tức.
Kết luận
Những bước bên trên có thể được thực hiện rất dễ dàng. Bạn có thể sẽ mất một vài giờ để cài đặt ứng dụng, upload dữ liệu, sắp xếp các tập tin, đánh dấu các đường dẫn, và cài đặt các tài khoản Google. Nhưng một khi hoàn tất, bạn có thể vui vẻ tận hưởng sự tự do và thoải mái khi truy cập và sử dụng những tài sản online của mình một cách nhanh chóng trên tất cả các thiết bị, mọi lúc, mọi nơi.
Nếu bạn đã quen thuộc với những thủ thuật trên và có những bí quyết riêng để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc thông qua các dịch vụ điện toán đám mây, hãy chia sẻ với mọi người bằng cách bình luận bên dưới nhé.
